Διαχείριση επάνω: 7 καλύτερες πρακτικές για την καθοδήγηση του αφεντικού

Πιστωτική άδεια: άδεια Pixabay Creative Commons

Οι διαχειριστές όχι μόνο διαχειρίζονται. Διαχειρίζονται επίσης, και η μάθηση πώς να το κάνουμε καλά είναι μια κρίσιμη ικανότητα σταδιοδρομίας.

Η διαχείριση του λογαριασμού είναι αυτό που κάνουν οι διαχειριστές με το προσωπικό που είναι άμεσες αναφορές. Η διαχείριση είναι αυτό που κάνουν οι διαχειριστές στα δικά τους αφεντικά.

Οι αποτελεσματικοί μεσαίοι και ανώτεροι διευθυντές θέλουν ιδανικά να εξασφαλίσουν ότι οι προϊστάμενοί τους λαμβάνουν καλές αποφάσεις βασισμένες σε ακριβείς, έγκαιρες και υψηλής ποιότητας πληροφορίες. Θα πρέπει να θέλουν σταθερές σχέσεις βασισμένες στην αμοιβαία κατανόηση, τις συμβατές απόψεις και τις σεβαστές διαφωνίες.

"Πρέπει να ξέρετε πώς να προβλέπετε τις ανάγκες του αφεντικού σας - ένα μάθημα που όλοι μπορούμε να μάθουμε από τους καλύτερους βοηθούς εκτελεστικών στελεχών. Πρέπει να καταλάβετε τι κάνει το αφεντικό σας να τσιμπηθεί (και τι χτυπά την μακριά) αν θέλετε να αγοράσετε για τις ιδέες σας. Προβλήματα θα προκύψουν αναπόφευκτα, αλλά η γνώση του σωστού τρόπου να φέρεις ένα πρόβλημα στο αφεντικό σου μπορεί να σας βοηθήσει να περιηγηθείτε σε κολλώδεις καταστάσεις ", λέει η Dana Rousmaniere στο Harvard Business Review.

Οι εργαζόμενοι συχνά υποθέτουν ότι η συμπεριφορά τους και οι επιδόσεις τους στην εργασία απαιτούν από έναν επόπτη να παρέχει όλες τις οδηγίες. Σε αυτή τη στενή άποψη, η ηγεσία προέρχεται πάντα από το αφεντικό.

Αλλά αυτό δεν συμβαίνει απαραίτητα. Μερικές φορές ο υπάλληλος μπορεί να καθοδηγήσει τον επιβλέποντα. Η προσπάθεια καθοδήγησης του αφεντικού είναι ένας διδακτικός τρόπος να μάθει κανείς πώς να διαχειριστεί, αλλά και μια επένδυση στην ασφάλεια της εργασίας και τη μελλοντική επιτυχία.

7 Βέλτιστες Πρακτικές για τη Διαχείριση

Ορισμένες βέλτιστες πρακτικές είναι χρήσιμες για να μάθετε πώς να διαχειριστείτε αποτελεσματικά. Περιλαμβάνουν:

  1. Η εξεύρεση της σωστής ισορροπίας ανάμεσα στην επικοινωνία πολύ συχνά και όχι αρκετή.
  2. Επικοινωνήστε με τον πιο συνοπτικό τρόπο.
  3. Μοιράζοντας σημαντικά αλλά όχι δευτερεύοντα καλά νέα.
  4. Μοιράζοντας κακά νέα ειλικρινά αλλά προσεκτικά.
  5. Να είσαι επιλεκτικός όταν πρέπει να πολεμήσεις μια μάχη.
  6. Αποφυγή καταγγελιών και επικρίσεων σχετικά με άλλους υπαλλήλους.
  7. Χρονολόγηση και τεκμηρίωση όλων των σημαντικών πληροφοριών.

1 - Βρείτε τη σωστή ισορροπία μεταξύ πολύ συχνά και δεν είναι αρκετή

Μικρή έκφραση είναι μια έκφραση του προσώπου που διαρκεί μόνο ένα δευτερόλεπτο. Είχα ένα αφεντικό του οποίου οι μικροεκφράσεις μου είπαν ότι επισκεπίζομαι πολύ συχνά. Κόβω τον δρόμο πίσω και αργότερα πήρα επιτεθεί για να μην επικοινωνούν αρκετά. Τελικά βρήκα τη σωστή ισορροπία.

Ένας άλλος προϊστάμενος είχε πάντα μια αρνητική μικροεκτύπωση κάθε φορά που μπήκα στο γραφείο του. Αλλά έμαθα ότι ήθελε πάντα να μένει μόνος του επειδή είχε πάρα πολλά μεγάλα προβλήματα. Μου δίδαξε να μοιραστώ μαζί του σημαντικές πληροφορίες με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και μνημόνιο και όχι με επισκέψεις γραφείου.

Πιστωτική άδεια: άδεια Pixabay Creative Commons

2 - Επικοινωνήστε με τον πιο συνοπτικό τρόπο

Όσο υψηλότερος είναι ο διευθυντής, τόσο περισσότερο ένας υπάλληλος σε οποιοδήποτε επίπεδο χρειάζεται να γνωρίσει σύντομες και χρήσιμες πληροφορίες. Οι ανώτεροι και εκτελεστικοί διευθυντές πρέπει να εξαλείψουν τεράστια ποσά γεγονότων για να επικεντρωθούν σε αυτό που είναι πιο χρήσιμο και σημαντικό. Δεν θέλουν να συγκλονιστούν περισσότερο από ό, τι αισθάνονται ήδη.

Οι υφιστάμενοι πρέπει να μάθουν πώς να επεξεργάζονται προσεκτικά τις ομιλίες τους, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις τηλεφωνικές κλήσεις και τα μηνύματά τους. Πρέπει επίσης να προσαρμόσουν το ποσό και τη συχνότητα με βάση την προσωπικότητα του αφεντικού. Ορισμένα αφεντικά επιθυμούν περισσότερες πληροφορίες και άλλοι θέλουν λιγότερα. Αλλά ένας προϊστάμενος που θέλει περισσότερα θέλει επίσης να είναι σύντομος.

3 - Μοιραστείτε σημαντικά αλλά όχι μικρά καλά νέα

Οι ανασφαλείς υπάλληλοι συχνά μοιράζονται κάθε είδους καλά νέα. Ένας ανώτερος διαχειριστής που έχει μεγάλες προκλήσεις με τη διαχείριση του χρόνου δεν θα θελήσει να ακούσει όλα αυτά. Μικρά καλά νέα αξίζει να μοιραστείτε στο τέλος μιας συζήτησης, τηλεφώνου ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με ένα άλλο, πιο σημαντικό θέμα. Μην διστάσετε ποτέ να μοιραστείτε σημαντικά καλά νέα μόλις συμβεί.

4 - Μοιραστείτε κακά νέα ειλικρινά αλλά προσεκτικά

Κανείς δεν θέλει να μοιραστεί κακά νέα με οποιοδήποτε επίπεδο διοίκησης εξαιτίας των πιθανών συνεπειών για τον εργαζόμενο που ήταν υπεύθυνος για το τι πήγε στραβά. Αλλά να μην μοιράζεστε φυσικά είναι μια φοβερή ιδέα.

Ο διευθυντής πρέπει να σκεφτεί τι να πει στον προϊστάμενο, πώς να το πω και τι θα γίνει για να βελτιώσει την κατάσταση ή να ελαχιστοποιήσει τον αντίκτυπο. Η απόκρυψη ή η στρέβλωση σημαντικών γεγονότων θα οδηγήσει σε απώλεια εμπιστοσύνης.

5 - Να είστε επιλεκτικοί στην επιλογή των μάχες

Οι υφισταμένοι που μπαίνουν στον πειρασμό να πολεμήσουν το αφεντικό σε ένα θέμα θα πρέπει να δοκιμάσουν ένα λόγο 80/20. Σημαίνει το 80 τοις εκατό του χρόνου όταν τα αφεντικά είναι λάθος και η διαφωνία είναι ήσσονος σημασίας, ο υποκείμενος πρέπει να προσπαθήσει να ωθήσει, αλλά να μην σπρώξει το αφεντικό προς την άλλη κατεύθυνση.

Ο εργαζόμενος πρέπει να αντιτάσσεται δυναμικά και με σεβασμό στο αφεντικό το άλλο 20 τοις εκατό του χρόνου, ειδικά όταν οι διαφωνίες είναι σημαντικές. Απλά ελπίζω ότι οι χρόνοι είναι σπάνιοι.

Κάτι που έχει κακές νομικές ή ηθικές συνέπειες αποτελεί εξαίρεση. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο εργαζόμενος θα πρέπει να χρησιμοποιεί κάθε λογική, αποδεικτικά στοιχεία και ακεραιότητα για να προωθήσει όσο το δυνατόν πιο σταθερά και διπλωματικά.

"Φυσικά, θα υπάρξουν στιγμές όταν διαφωνείτε με το αφεντικό σας, και αυτό είναι εντάξει - εφ 'όσον έχετε μάθει να διαφωνείτε με σεβασμό, παραγωγικό τρόπο", λέει ο Rousmaniere.

6 - Αποφύγετε τις καταγγελίες και τις επικρίσεις άλλων εργαζομένων

Οι ηγέτες και οι διαχειριστές πληρώνονται για την επίλυση προβλημάτων, ακόμη και όταν αυτός ο "ηγέτης" είναι μεσαίος διευθυντής ή ακόμα και υπάλληλος του προσωπικού. Εάν κάποιος άλλος διαχειριστής είναι μέρος μιας σύγκρουσης, ο προϊστάμενος πρέπει να το ακούσει μόνο αν ο υποκείμενος έχει περάσει από κάθε πιθανό σενάριο στην επίλυσή του.

Επειδή πρόκειται για μια μορφή κακών ειδήσεων (βλ. # 5 παραπάνω), ο εργαζόμενος ή ο διευθυντής θα πρέπει να σκεφτεί πώς να το μοιραστεί με το αφεντικό. Στη συζήτηση, παραμείνετε αντικειμενικοί σχετικά με το πρόβλημα. Εστίαση στη συμπεριφορά, το ζήτημα ή την κατάσταση και όχι το άτομο.

Δείτε περισσότερα για τους ηγέτες και τους διευθυντές: Συμβουλές σταδιοδρομίας για υπεύθυνους.

7 - Ημερομηνία και Εγγράψτε όλες τις σημαντικές πληροφορίες

Πάντα να στέλνετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες σε ένα υπόμνημα με ημερομηνία και είτε να το εκτυπώνετε για ένα φάκελο χαρτιού είτε να το αποθηκεύετε σε έναν ηλεκτρονικό φάκελο. Εάν το ζήτημα είναι αρκετά σημαντικό, φέρτε ένα αντίγραφο σε μια επίσκεψη γραφείου και αφήστε το με το αφεντικό.

Οι ανώτεροι υπάλληλοι με υπερφόρτωση πληροφοριών ενδέχεται να ξεχάσουν το έγγραφο ή ακόμα και τη συζήτηση σχετικά με το θέμα. Ένα ενημερωμένο και αποθηκευμένο σημείωμα είναι μια μορφή ασφάλισης για τον εργαζόμενο που τον στέλνει.

Κίνδυνοι για την κακή διαχείριση

Οι διαχειριστές μπορούν να κάνουν κακές αποφάσεις εξαιτίας αδυναμιών στη ροή των πληροφοριών. Τα ελαττώματα περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

Πίστωση: Unsplash
  • Ένας υπάλληλος που παραποιεί τις πληροφορίες για να προσελκύσει υπέρ.
  • Ένας υπάλληλος που αφήνει κλειστά γεγονότα.
  • Ένας νεαρός ή άπειρος εργαζόμενος που μοιράζεται ψευδείς ή αβάσιμες φήμες.
  • Ένας υπάλληλος που είναι απλώς PO'd για κάτι.
  • Οι εργαζόμενοι που παρερμηνεύουν τις πληροφορίες και μοιράζονται την παρεξήγηση.

Το τελικό αποτέλεσμα είναι οι στρεβλώσεις των πληροφοριών που ρέουν από τον υπάλληλο ή τον διευθυντή στον ανώτερο επόπτη. Αυτές οι στρεβλώσεις επηρεάζουν τις αποφάσεις του διαχειριστή, μερικές από τις οποίες μπορεί να έχουν επιβλαβείς επιπτώσεις στην εταιρεία και τους εργαζομένους.

Ορθολογικοί, ανοιχτοί και αντικειμενικοί υπάλληλοι οποιουδήποτε είδους, ανεξάρτητα από το αν είναι υπάλληλοι ή διευθυντές, μπορούν να μάθουν πώς να ελέγχουν τη ροή πληροφοριών σε ανώτερα και εκτελεστικά στελέχη. Είναι μια μορφή εξουσίας για όποιον θέλει να διαχειριστεί με επιτυχία.

Μόλις οι εργαζόμενοι καταλάβουν αυτή την εξουσία, μπορούν να το χρησιμοποιήσουν για κακούς ή κακούς σκοπούς, ανάλογα με το χαρακτήρα ή το επίπεδο ασφάλειας της εργασίας τους.

Στην 40ετή καριέρα μου στη διαχείριση και διαβούλευση, έχω δει παραδείγματα αυτοαπασχολούμενων υπαλλήλων που παραμορφώνουν τις πληροφορίες για δικό τους καλό. Φεύγουν με αυτό για λίγο, αλλά όχι για πάντα. Θα είχαν κάνει πολύ καλύτερα αν είχαν μάθει πώς να διαχειριστούν αποτελεσματικά.

"Ίσως η πιο σημαντική δεξιότητα να κυριαρχήσει είναι να υπολογίσουμε πώς να είμαστε μια γνήσια πηγή βοήθειας - επειδή η διαχείριση δεν σημαίνει ότι απορροφούμε", λέει ο Rousmaniere.