Hacked Kanban και απαριθμεί: οι καλύτεροι σύμμαχοί μου για την οργάνωση του έργου μου (και της ζωής)

Η οργάνωση δεν είναι η καλύτερη μου ποιότητα. Με αυτό κατά νου, μου αρέσει να χρησιμοποιώ εργαλεία για να με βοηθά να κρατώ πάνω από τα πράγματα.

Στην προσωπική μου ζωή, χρησιμοποιώ το Wunderlist ... A LOT. Έχω λίστες για όλα. Ναι, όλα. Για παράδειγμα, τώρα έχω λίστες για:

  • Οι εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσω κατά τη διάρκεια της εβδομάδας,
  • Οι εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσω κατά τη διάρκεια της εβδομάδας,
  • Οι εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσω για τη διατριβή μου,
  • Βραχυπρόθεσμοι στόχοι για την επίτευξη.

Έχω εντοπίσει τα δύο κύρια οφέλη αυτής της στρατηγικής.
Πρώτον, καλά απλά δεν ξεχνώ να κάνω τα καθήκοντα. Δεύτερον, το θεωρώ ιδιαίτερα ενθαρρυντικό. Δεν υπάρχει απλώς καμία άρνηση της βιασύνης της ικανοποίησης κάθε φορά που ελέγχω ένα στοιχείο από τη λίστα όταν τελειώσω με αυτό.

Επίσης, διατηρούμε λίστες για το Evernote: βιβλία που διαβάζονται, ταινίες για να παρακολουθήσουν, εστιατόρια για να δοκιμάσετε / που έχω δοκιμάσει και μου άρεσε ... και συνεχίζεται. Πιστεύω λοιπόν ότι είναι ασφαλές να πούμε ότι είμαι άτομο στο κατάλογο.

Προφανώς, η λίστα-μανία της προσωπικής μου ζωής επεκτείνεται και στην επαγγελματική μου δραστηριότητα ... Για να οργανώσω την εργασία μου στην Societe Generale Global Banking & Investor Solutions - η οποία παρέχει χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες σε εταιρείες και χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, από νεοσύστατες επιχειρήσεις σε κεντρικές τράπεζες - WeKan (είναι σαν Trello, αλλά με ανοικτή πηγή).

Η θεωρία της μεθόδου Kanban ...

Το WeKan είναι ένα εργαλείο που βασίζεται στη μέθοδο Kanban.
 Για όσους δεν το έχουν ακούσει ποτέ, η μέθοδος Kanban επιτρέπει στο χρήστη να προβάλλει και να διαχειρίζεται εργασίες μέσω μιας ροής εργασίας (από "να κάνει" έως "κάνει").

Το εργαλείο διαθέτει ένα ταμπλό με ενότητες όπως "Για να κάνετε / σε εξέλιξη / τελειώσει" (αυτές μπορούν να τροποποιηθούν, θα ρίξουμε μια ματιά σε αυτά που χρησιμοποιώ παρακάτω) και κάρτες για κάθε αντικείμενο εργασίας που μπορείτε να μετακινήσετε από μια ενότητα σε αλλο.

Αυτή η μέθοδος βοηθά:

  • Προτεραιότητα στις εργασίες
  • Περιορίστε την εργασία σε εξέλιξη για να αποφύγετε τη σπατάλη χρόνου από τη μία εργασία στην άλλη
  • Εντοπισμός πιθανών σημείων συμφόρησης

…στην πράξη

Τώρα, ας δούμε πώς λειτουργεί στην πράξη και πώς πραγματικά hacked η μέθοδος μέσα στην ομάδα μας UX.
Υπάρχουν 17 σχεδιαστές UX στην ομάδα, ο καθένας από μας εργάζεται ταυτόχρονα σε πολλά έργα. Συνήθως, οι επιτροπές Kanban χρησιμοποιούνται από ομάδες (UX, PO, IT ...) για να συνεργαστούν σε ένα έργο, αλλά τις χρησιμοποιούμε και για να οργανώσουμε την προσωπική δουλειά μας.

Ας δούμε ένα ανόητο (αλλά ρεαλιστικό) παράδειγμα της προσωπικής μου επιτροπής:

Ενότητες

Όπως βλέπετε, υπάρχουν 5 ενότητες:

  • Αναμένοντας: θέματα που δεν είναι επείγοντα αυτή τη στιγμή, τα οποία πρέπει να ληφθούν υπόψη σε κάποιο σημείο.
  • Για να γίνει: εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν, ιδανικά εντός της εβδομάδας.
  • Σε εξέλιξη: εργασίες στις οποίες εργάζομαι επί του παρόντος. Προσπαθώ να έχουμε όσο το δυνατόν λιγότερα στοιχεία σε αυτό το τμήμα, ώστε να επικεντρωθούμε σε ένα ή δύο καθήκοντα κάθε φορά, γεγονός που με τη σειρά του συμβάλλει στην αύξηση της παραγωγικότητας.
  • Έγινε: τα καθήκοντα που έχω ολοκληρώσει κατά τη διάρκεια της εβδομάδας.
  • Αρχείο: παλαιότερα ολοκληρωμένα καθήκοντα.

Καρτέλλες

Μια κάρτα = μία εργασία.
Αλλά μερικές φορές μπορείτε να σκάψετε στις λεπτομέρειες. Για παράδειγμα, όταν έχω επεξεργασίες για να φτιάξω σε πρωτότυπα, τα περιγράφω λεπτομερώς ... ναι, το πήρατε: οι λίστες.
Και πάλι, η δημιουργία μιας λίστας μέσα σε μια κάρτα μου επιτρέπει να παρακολουθώ τι πρέπει να επεξεργαστεί και μπορώ να τσεκάρω κάθε στοιχείο όταν τελειώσει - την αγαπημένη μου δραστηριότητα.

Ετικέτες

1 ετικέτα = 1 έργο.
Όπως είπα, εργαζόμαστε ταυτόχρονα σε πολλαπλά προγράμματα, έτσι ώστε να παρέχει έναν εύκολο τρόπο παρακολούθησης των εργασιών ανά έργο. Μπορείτε να φιλτράρετε το διοικητικό συμβούλιο σας με ετικέτες, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να εμφανίσετε όλες τις εργασίες ενός συγκεκριμένου έργου με ένα κλικ αν το νιώθετε.

Προθεσμίες

Για να σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας, μπορείτε να ορίσετε ημερομηνία λήξης σε μια κάρτα. Πρέπει να πω, δεν το χρησιμοποιώ πολύ συχνά. Αλλά αν είστε σαν ο συνάδελφός μου Camille, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λειτουργία για να παρακολουθείτε την ημερομηνία που ολοκληρώσατε μια εργασία, η οποία είναι πολύ έξυπνη, αν με ρωτήσετε.

Στη δράση μέσα στην ομάδα μας

Ανάθεση καθηκόντων στους συναδέλφους

Το WeKan λειτουργεί καλά όταν πρόκειται να συνεργαστεί μέσα σε μια ομάδα.
Μπορείτε να αναθέσετε εργασίες σε άλλα μέλη και να "παρακολουθήσετε" αυτές τις εργασίες για να δείτε πότε ολοκληρώνονται.

Για παράδειγμα, αν θέλω να ζητήσω από τη Marine (σχεδιαστή UX και διοικητικό σούπερ-ήρωα από την πλευρά του) να μου δώσει πρόσβαση σε μια συγκεκριμένη εφαρμογή:

  1. Πηγαίνω στο διοικητικό συμβούλιο της Marine
  2. Δημιουργώ ένα έργο που έβαλα στο τμήμα "να το κάνω"
  3. Επιλέγω "παρακολουθήσετε" την εργασία (μην ξεχάσετε να "παρακολουθήσετε" το συμβούλιο, αν είναι σιωπηλό, δεν θα λειτουργήσει)
  4. Λαμβάνω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν ολοκληρωθεί.

Τόσο απλό.

Αφήνοντας το αφεντικό να γνωρίζει τη διαθεσιμότητά σας

Σε τακτική βάση, ο Morgane, ο προϊστάμενός μας, ελέγχει το διοικητικό συμβούλιο όλων για να δούμε πώς κάνουμε.

Αυτό της δίνει κάποια ορατότητα σχετικά με το ποιος θα μπορούσε να αναλάβει ένα νέο έργο, αν κάποιος χρειάζεται βοήθεια με οτιδήποτε και την πρόοδο κάθε ανάθεσης. Βασικά, το εργαλείο παρέχει μια συνολική εικόνα για το τι κάνει η ομάδα και κάθε μέλος της ομάδας.

Σημειώστε ότι όλα που παρουσιάζονται εδώ βασίζονται στο "hack" της μεθόδου Kanban για να οργανώσουμε την προσωπική δουλειά μας σε διάφορα έργα. Για να συνεργαστούμε σε κλίμακα σε έργα, χρησιμοποιούμε άλλα εργαλεία όπως το Github, το JIRA ή ακόμα και το WeKan με τον «παραδοσιακό» τρόπο.

Ευχαριστώ για την ανάγνωση! Καμία ιδέα ? Θα χαρούμε πολύ να ακούσουμε τις ανατροφοδοτήσεις σας για το WeKan ή οποιαδήποτε άλλα εργαλεία που χρησιμοποιείτε για να οργανώσετε την εργασία σας και να συνεργαστείτε!